Verwerkersovereenkomst

Op je website komen gegevens van je eigen klanten binnen: iemand vult een formulier in, reserveert een tafel, stelt een vraag aan de chatbot of meldt zich aan voor je nieuwsbrief. Die gegevens zijn van jou en jij bent er verantwoordelijk voor. Wij verwerken ze alleen in jouw opdracht.

Dat moet volgens de AVG op papier staan. Dat is deze pagina. Hij hoort bij onze algemene voorwaarden en geldt zodra je klant bij ons wordt. Je hoeft hem niet apart te tekenen; wil je toch een ondertekend exemplaar, mail dan naar info@bytesnel.nl.

1. Wie is wie

• Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens je verzamelt en waarvoor.
• BytesNel is de verwerker. Wij bouwen en beheren de onderdelen waarin die gegevens binnenkomen.

Gegevens die wij van jóú hebben, zoals je contactgegevens en je facturen, vallen hier niet onder. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk, en dat staat in onze privacyverklaring.

2. Welke gegevens, en van wie

Wat er precies binnenkomt hangt af van wat er op je site staat. In de praktijk gaat het om gegevens van je bezoekers, sollicitanten en klanten:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer uit contact- en offerteformulieren
• reserveringen en afspraken, met de datum en wat er is afgesproken
• vragen die iemand aan de chatbot stelt, en het antwoord
• aanmeldingen voor je nieuwsbrief
• bestellingen en betaalgegevens, als je een bestelmodule gebruikt
• sollicitaties, als je een vacaturepagina hebt
• deelnames aan een spaarkaart of actie
• reviews op je Google Bedrijfsprofiel, met de naam die de reviewer daar openbaar gebruikt

Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, horen hier niet thuis. Wil je die toch verwerken, bespreek dat dan eerst met ons; dan spreken we apart af hoe we dat inrichten.

3. Waarvoor wij ze gebruiken

Alleen om de dienst te leveren die je bij ons afneemt: de gegevens doorgeven aan jou, ze tonen in Lova, en de onderdelen laten werken. Wij gebruiken ze nergens anders voor. We verkopen ze niet, we gebruiken ze niet om iemand te benaderen, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Wij handelen op jouw instructie. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de wet, dan melden we dat en voeren we hem niet uit.

4. Beveiliging

• de verbinding met je website en met Lova is altijd versleuteld
• wachtwoorden bewaren we alleen als onomkeerbare code
• documenten die in Lova geüpload worden, staan versleuteld opgeslagen
• iedereen krijgt alleen toegang tot wat hij voor zijn werk nodig heeft
• elke klantwebsite gebruikt een eigen sleutel, zodat een probleem bij de een niet bij de ander terechtkomt
• belangrijke handelingen leggen we vast in een logboek

5. Wie er nog meer bij kan

Wij schakelen andere partijen in om ons werk te doen. Zij mogen de gegevens alleen voor dat werk gebruiken. Door met ons in zee te gaan geef je toestemming voor deze partijen:

• Hostinger, voor de hosting van websites en Lova, en voor e-mail
• Supabase, voor de database
• Google, voor de koppelingen met Search Console en Analytics, en als AI-dienst
• Anthropic, als AI-dienst, bijvoorbeeld voor het antwoord van de chatbot

Willen we er een partij bij zetten, dan melden we dat vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan mag je om die reden opzeggen.

6. Buiten Europa

Een deel van die partijen zit in de Verenigde Staten of kan gegevens daar verwerken. Dan gebruiken we de waarborgen die de AVG daarvoor kent: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Als er iets misgaat

Merken we een datalek, dan melden we dat binnen 24 uur bij jou, met wat we weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens doe jij, want jij bent de verantwoordelijke. Wij leveren alles aan wat je voor die melding nodig hebt.

8. Als iemand zijn rechten uitoefent

Vraagt een van je klanten om inzage, correctie of verwijdering, dan beantwoord jij dat verzoek. Wij helpen je: we zoeken op wat er over die persoon is opgeslagen en verwijderen of corrigeren het als jij dat zegt. Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het naar je door en beantwoorden we het zelf niet.

9. Hoe lang we bewaren

Zolang jij klant bent en de gegevens nodig hebt. Stopt de overeenkomst, dan krijg je de gegevens in een bruikbaar bestand mee en verwijderen we ze binnen drie maanden uit onze systemen, inclusief de reservekopieën zodra die verlopen. Wil je dat ze eerder weg zijn, dan doen we dat op jouw verzoek. Wat de wet ons verplicht te bewaren, zoals facturen, bewaren we wel.

10. Controle

Je mag controleren of we ons hieraan houden. Vraag het op en we laten zien hoe het geregeld is. Wil je een onafhankelijke audit, dan kan dat één keer per jaar, in overleg over het moment en de aanpak, en op jouw kosten tenzij er iets uit komt dat niet klopt.

11. Als deze overeenkomst verandert

Verandert er iets wezenlijks, dan melden we dat minstens een maand van tevoren. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.